La médiation par visioconférence

Principe et fonctionnement

Le schéma des étapes d'une médiation ci-dessous vous permettra de comprendre de façon simple le processus de médiation à distance tel qu'il est mis en place sur notre plateforme :


1. Création de la médiation

Dans cette première étape, l'une des parties (le défendeur ou le demandeur) initie la médiation directement depuis notre site Internet. Celui-ci renseigne les informations générales relatives au différend qui oppose les parties et indique les coordonnées des parties (notamment pour que le médiateur puisse facilement et simplement entrer en contact avec chacun d'eux).

Enfin, et afin de s'assurer de l'impartialité du médiateur, le site sélectionne aléatoirement un médiateur du réseau compétent et disponible qui prendra en charge la procédure de médiation. Les médiateurs de notre réseau, environ une dizaine de médiateurs, sont rompus à l'exercice des médiations à distance, disposent d'une solide expérience et savent parfaitement utiliser les outils mis à leur disposition.

2. Obtention de l'accord des parties pour la médiation

Dans cette deuxième étape, le médiateur se chargera de contacter l'autre partie par téléphone, email ou lettre recommandée afin de lui proposer une médiation à distance.

En cas de refus de l'autre partie, la médiation s'arrête là. Le médiateur dresse alors un procès-verbal (PV) de refus de médiation, signé électroniquement, qu'il transmettra à l'initiateur de la médiation et qui pourra être présenté en justice si une action est intentée par l'une ou l'autre des parties. Cela permettra de prouver au juge la volonté de trouver un arrangement amiable avant toute procédure judiciaire.

3. Appels préparatoires à la médiation par visioconférence

Une fois que le médiateur dispose de l'accord de l'ensemble des parties pour initier la médiation, celui-ci peut commencer à travailler sur la médiation.

La première étape pour le médiateur est d'obtenir l'avis et la position de chacune des parties dans le cadre du différend qui les opposent. Cela se matérialise par des entretiens téléphoniques préparatoires individuels d'une vingtaine de minutes avec chacune des parties ou éventuellement des échanges d'emails. Cela permet ainsi à chacune des parties d'exposer son point de vue afin de que le médiateur puisse se faire une idée précise des points bloquants.

A l'issue de ces entretiens, le médiateur peut alors commencer à préparer un plan de médiation afin de proposer aux parties des solutions de sortie de crise qu'il pourra proposer lors de la médiation par visioconférence.

4. Planification de la visioconférence

En parallèle des appels préparatoires, les parties s'organise afin de convenir une date pour la visioconférence. Grâce aux outils du site, chacun propose aux autres ses disponibilités jusqu'à pouvoir déterminer une date et une heure exacte qui puissent convenir à chacune des parties en présence.

Lorsque la date est déterminée, les parties doivent passer un test technique avec le navigateur de l'ordinateur qu'elles utiliseront lors de la visioconférence. Cela permettra d'éviter tout problème technique pouvant arriver au moment de la visioconférence et ainsi devoir retarder, voire annuler la médiation.

Effectuer un test technique de son navigateur

En cas d'impossibilité technique d'utiliser la visioconférence, Médiaconf mets à disposition une chambre de conférence téléphonique afin que les parties puissent malgré tout s'entretenir dans le cadre de la médiation.

5. La visioconférence

Une fois la date déterminée, les parties doivent se rendre sur la chambre de médiation à la date et à l'heure convenues. Pour se rendre sur la chambre de médiation, les parties disposent d'un code 7 caractères composés de chiffres et de lettres qu'elles doivent insérer sur la page d'accueil du site Mediaconf.fr.

Une fois les parties dans la chambre de médiation, chacun dispose d'une fenêtre de visioconférence et peut voir les autres parties de la même façon. Les parties peuvent également utiliser le chat pour communiquer par écrit ou encore partager des fichiers (factures, expertise, devis, etc.). Enfin, chacun dispose de la possibilité de rédiger des annotations personnelles qu'il pourra récupérer en fin de médiation.

6. Résultat de la médiation

Une fois la médiation par visioconférence effectuée, le médiateur informe les parties du succès ou de l'échec de la médiation.

Si la durée de la visioconférence n'a pas été suffisante pour pouvoir convenir d'un accord, le médiateur peut proposer aux parties une nouvelle médiation par visioconférence. Ainsi, chaque partie doit de nouveau informer le médiateur de ses disponibilités.

En cas d'échec de la médiation, le médiateur rédige alors son procès-verbal (PV) d'échec de médiation qu'il signera électroniquement et qu'il remettra à chacune des parties. Ce procès-verbal pourra ainsi être utilisé en justice afin de démontrer que des démarches amiables ont été entreprises.

En cas de succès de la médiation, le médiateur rédige alors son procès-verbal (PV) de succès de médiation qu'il signera électroniquement. Sur ce procès-verbal, le médiateur indiquera toutes les résolutions et les engagements pris par les parties lors de la médiation. Ainsi, chacune des parties devra alors, comme le médiateur, signer électroniquement le procès-verbal. La signature éléctronique des parties se fait simplement et directement en ligne par email ou SMS grâce à notre prestataire Yousign, spécialiste des signatures électroniques.

7. Homologation de l'accord par un juge

En cas de succès de la médiation et si chacune des parties donne son accord, un juge peut homologuer l'accord de médiation. Ainsi, en cas de non-respect des accords issus de la médiation, l'autre partie dispose immédiatement d'un titre exécutoire qu'il pourra user pour faire valoir immédiatement ses droits sans qu'une procédure en justice soit nécessaire.

Ce sont les parties qui doivent prendre l'initiative de l'homologation de leur accord de médiation auprès du juge compétent dans leur dossier.

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